POP, IMAP ou Webmail? Saiba qual é o melhor

Apesar de antigo, o e-mail segue sendo uma das principais formas de comunicação pela internet. Essa tradicional ferramenta passa credibilidade ao enviar mensagens a clientes, tratar de negócios ou promover campanhas de marketing. E para tirar melhor proveito do seu provedor, conhecer os protocolos POP e o IMAP é essencial.

Quem tem uma hospedagem de site e quer usar e-mail acaba se deparando com esses dois conceitos, que às vezes causam um pouco de confusão. Mas não se preocupe, vamos explicar cada um deles e conhecer suas principais diferenças.

Normalmente essa questão de entender e discutir protocolos é destinada a usuários avançados, mas no caso dos serviços de e-mails é importante que todos entendam a diferença entre estes protocolos, pois eles influenciam diretamente a forma que usamos o e-mail.

Pode parecer apenas uma discussão técnica, mas na verdade esses protocolos podem influenciar a forma que você lida com os e-mails em diferentes dispositivos e logo mais abaixo você entenderá o porquê desta afirmação.

O que é um protocolo

No contexto de Tecnologia da Informação, o protocolo é um conjunto de diretrizes e métodos para estabelecer uma comunicação entre duas vias. É o protocolo que especifica quais canais serão usados para a troca de mensagens, qual seu modelo e metodologias que serão usadas.

Para enviar e-mails, o protocolo mais usado é o SMTP (Simple Mail Transfer Protocol ou Protocolo Simples de Transferência de E-mail). É o servidor SMTP que localiza o IP do servidor do destinatário e entrega a mensagem ao destinatário.

Entretanto, o SMTP não consegue recuperar os e-mails recebidos do servidor. Para isso, é necessário utilizar de forma conjunta outro protocolo, como o POP, IMAP ou algum cliente de Webmail.

Ao utilizar um Webmail, como o Gmail ou outra ferramenta disponibilizada pelo provedor de hospedagem (como o SmarterMail, RoundCube, SquirrelMail e etc.), você acessa suas mensagens diretamente no servidor. Tudo o que você excluir, alterar e enviar será realizado diretamente no repositório onde estão armazenados os e-mails.

Entretanto, se você deseja administrar um ou vários e-mails através de um software como o Microsoft Outlook ou o Mozilla Thunderbird, será necessário utilizar algum protocolo como POP ou o IMAP.

E como estes protocolos possuem diferenças importantes entre si, principalmente na forma como sincronizam as mensagens (lidas, enviadas e etc.), a forma de utilização em cada dispositivo pode mudar conforme o protocolo utilizado.

O que é POP

Também conhecido como POP3, o protocolo POP (Post Office Protocol) realiza o download das mensagens que estão no servidor. Ou seja, o dispositivo (computador, tablet, smartphone...) que está conectado ao servidor de e-mail realiza o download de todas as mensagens recebidas desde o último acesso. Dependendo da configuração, as mensagens podem ser excluídas ou não do servidor.

No Gmail, por exemplo, você pode ativar o POP e configurar para que a cada vez que uma mensagem for baixada, ela seja marcada como lida no Gmail. Dessa forma, você não perde os e-mails que estão no servidor.

A vantagem é que com o POP é possível ter acesso as mensagens ainda que offline. Se, por exemplo, você for fazer uma viagem de avião, poderá usar o POP para baixar os seus e-mails e depois lê-los mesmo sem conexão. Vale salientar que o POP só faz download das mensagens da caixa de entrada, não tendo acesso a outras pastas.

Vantagens do POP:

• É possível ler mensagens mesmo sem conexão com a internet;
• Criar um backup local de todos os e-mails;
• Possibilidade de economizar espaço em disco do servidor web, se configurado para excluir os e-mails do servidor. Isso é muito útil para quem quer ter mais espaço sem perder suas mensagens;
• Os e-mails ficam armazenados na sua máquina, funcionando como um backup de segurança em caso de problemas no servidor;
• Se sua hospedagem tem pouco espaço em disco, baixar as mensagens com o POP pode resolver o problema.

Desvantagens do POP:

• O POP não é muito aconselhado para contas que são acessadas por mais de uma pessoa, como endereços corporativos. Como o serviço não é sincronizado, um usuário pode não ver alterações feitas por outro;
• É necessário ter muita atenção na opção de excluir as mensagens do servidor. Se o usuário não perceber que ela está ativada, corre o risco de perder suas mensagens por descuido;
• Quando é configurado para excluir as mensagens do servidor, em caso de problema com o dispositivo onde as mensagens são armazenadas, as mensagens podem ser perdidas;
• Como as mensagens são baixadas automaticamente, isso pode prejudicar a segurança do seu computador e deixá-lo exposto a vírus e malwares;
• Se você trocar de dispositivo, as mensagens que foram baixadas no anterior não ficarão disponíveis automaticamente no novo.

A porta padrão para utilização do POP3 é a 995, com criptografia TLS/SSL.

O que é IMAP

Com o Internet Message Access Protocol a história é diferente. Este protocolo sincroniza o dispositivo com o servidor de e-mail ao invés de baixar as mensagens. Assim, você pode configurar e organizar seus e-mails, pastas e marcações, e essas mudanças serão replicadas no servidor (e consequentemente em todos os dispositivos onde utilize este e-mail com IMAP).

O IMAP é muito útil para quem quer deixar a caixa de e-mail organizada e quer saber em tempo real o que está acontecendo no servidor. É recomendado para quem usa muitos recursos de personalização e quer ter acesso a todas as pastas.

Vantagens do IMAP:

• É melhor para contas que são administradas por mais de um usuário, por ter sincronização com o servidor de e-mail;
• Mantém exatamente iguais as mensagens e a organização no servidor e todos dispositivos conectados (celular, computador, tablet e etc.);
• Você pode trocar de dispositivo a qualquer momento e as mensagens serão sincronizadas novamente.

Desvantagens do IMAP:

• As mensagens não ficam disponíveis quando não há conexão com a internet;
• É necessário ter espaço no servidor, pois todas as mensagens ficarão hospedadas nele;
• Não há cópia das mensagens no seu dispositivo local;
• Em casos de problemas no servidor, não há backup na máquina pessoal do cliente.

A Porta padrão para utilização do IMAP é a 993, com criptografia TLS/SSL.

O que é Webmail

O Webmail permite acessar seus e-mails diretamente no navegador sem a necessidade de instalar clientes de e-mails como Microsoft Outlook, Thunderbird ou IncrediMail.

O Webmail, diferentemente das opções anteriores, não se trata de um protocolo de comunicações. Na verdade, o Webmail pode ser definido como uma aplicação de e-mails, hospedada no servidor web, que roda diretamente no navegador.

A grande vantagem do Webmail é que ele não exige nenhuma configuração, é preciso apenas informar os dados de acesso para efetuar o login. E com a facilidade de deixar a senha gravada no navegador basta criar um atalho na barra de favoritos e pronto, com um clique você acessar seus e-mails.

É por esse motivo que o Webmail sempre vai ser uma opção bastante utilizada. Nós sempre estamos com o navegador aberto não é mesmo. E o atrativo de abrir facilmente suas mensagens com um clique faz toda a diferença.

Vantagens do Webmail:

• Roda direto no navegador;
• Quase sempre é mais confiável e rápido;
• Não exige configuração ou instalação de programas;
• Pode ser aberto com apenas um clique;
• É multidispositivo, ou seja, pode ser aberto em qualquer dispositivo (até mesmo no celular).

Desvantagens do Webmail

• Não cria um backup das mensagens como um cliente de e-mail configurado com o POP;
• Notifica sobre novas mensagens somente com o navegador aberto.

Um exemplo famoso de Webmail é o Gmail, que permite acessar as mensagens facilmente através do navegador. Para quem deseja utilizar o Gmail pode adquirir um plano do G Suite. Com ele você tem todas as vantagens do Gmail utilizando seu endereço de e-mail personalizado.

Exemplos de Webmails usados por empresas de hospedagem de site:

• SmarterMail;
• RoundCube;
• SquirrelMail;
• Horde.

Como pode ver, o Webmail é uma opção interessante, fácil de usar e possui muitas outras vantagens. E vamos combinar, as desvantagens são poucas. Se você vai usá-lo ou não vai depender das suas necessidades.

Qual é o melhor protocolo para e-mails?

Depende do que você deseja fazer. Se para você é crucial poder acessar e ler seus e-mails offline, o POP é a melhor alternativa. Caso o seu servidor de hospedagem tenha pouco espaço de armazenamento e você precise manter todas as mensagens, o POP pode ser útil por baixar os e-mails para a sua máquina e excluí-las do servidor web.

Se você gosta de manter sua caixa de entrada sempre organizada e utiliza muitos recursos como pastas e marcadores, o IMAP é a melhor opção. A sincronização permite um melhor controle e personalização das mensagens.

As pessoas que utilizam mais de um aparelho para acessar seus e-mails – como 2 computadores diferentes ou smartphone – podem ter problemas com o POP. Isso porque as mensagens podem ficar espalhadas entre os dispositivos, causando confusão. Nesse caso, o IMAP é de longe a melhor solução.

Geralmente, algumas empresas utilizam o POP3 para configurar o Outlook ou o Thunderbird nos e-mails corporativos. Isso é feito para que o funcionário só tenha acesso às mensagens quando estiver fisicamente no trabalho. Dessa forma, não é necessário compartilhar senhas (elas ficam salvas nos softwares) e as mensagens só ficam visíveis no computador de trabalho.

Uma utilização muito legal do POP é para criar backups locais do seu e-mail. Você pode configurar o seu software cliente para baixar as mensagens sem excluí-las do servidor web. Dessa forma, você terá sempre uma cópia em seu computador ou smartphone quando necessário.

POP, IMAP e Webmail - Principais diferenças

Vamos esquematizar as principais diferenças entre esses dois protocolos para ilustrar melhor e desta forma você escolher a melhor opção para você.

Caso você ainda esteja em dúvida sobre qual o melhor protocolo de e-mail, é bom saber que o protocolo IMAP é a melhor opção quase sempre. Na era digital onde as pessoas precisam acessar o e-mail em vários dispositivos, a sincronização oferecida pelo IMAP permite que você comece a escrever um e-mail no computador e termine pelo celular, pois tudo é sincronizado entre os dispositivos.

A desvantagem é, obviamente, o espaço ocupado pelos e-mails quando se utiliza o protocolo IMAP. Mas se você recebe um número baixo de e-mails ou sua hospedagem de e-mails tem espaço de sobra, o IMAP ainda vai ser a melhor opção.

Na correria do dia a dia, onde a comodidade de poder enviar e receber e-mails em vários dispositivos diferentes faz toda a diferença, o protocolo IMAP se mostra a solução mais eficaz e dinâmica, capaz de atender bem as necessidades em praticamente todas situações.

Mas não podemos nos esquecer claro do Webmail, uma opção que permite utilizar o serviço de e-mail sem realizar qualquer configuração e direto no navegador.

Conclusão

A intenção é que você saiba mais sobre POP ou IMAP após ler esse artigo, ficando mais fácil de escolher qual usar. Nem todos os usuários gostam de utilizar clientes de e-mail como o Outlook e o Thunderbird, mas essas opções tradicionais ainda são bem interessantes.

Utilizando um cliente, você pode centralizar várias contas de e-mail (profissional e pessoal, por exemplo) num só local, facilitando sua administração e otimizando seu tempo. Se você quiser utilizar algum, analise as suas necessidades particulares para escolher o melhor protocolo para sua situação.

O POP e o IMAP são diferentes, cada um sendo melhor em determinado cenário. Acreditamos que, com o que o você aprendeu aqui, conseguirá decidir qual atende melhor às suas preferências.

Finalmente, caso você tenha mais algumas dúvidas ou queira contribuir com sua opinião, deixe seu recado. Ficaremos felizes em ter o seu feedback.